Puntos clave a la hora de planificar un evento deportivo
El siguiente artículo ha sido redactado por el gestor deportivo Diego García González.
A modo de introducción, habría que destacar que, dentro de la gran demanda de actividades que podemos encontrar actualmente en la sociedad, los eventos deportivos constituyen una de las más extendidas, concurridas y mediáticas. Este tipo de eventos se planifican y organizan en lugares y periodos concretos, albergando tanto a deportistas, organizadores y personal técnico como asistentes o espectadores.
Los más comunes se clasificarían en Ligas, Campeonatos, Torneos, Maratones, y Multideportivos. Pero también existen los Congresos, Charlas o Seminarios relacionados con la actividad física, el deporte o la industria deportiva. En función del alcance y magnitud de los eventos, podríamos hablar de tres grupos:
- Grandes Eventos (JJOO o Campeonatos Mundiales de fútbol)
- Eventos Medianos (Campeonatos Nacionales o Ligas Profesionales)
- Pequeños Eventos (Nivel Municipal, Comunitario o Local).
Para cada uno de estos eventos se establece una organización y estructuración específica, no obstante, todos ellos tienen una serie de elementos comunes que repasaremos en este artículo.
Acuerdos organizativos: Todos los contratos relacionados con diferentes estructuras jurídicas, patrocinios, promotores, servicios complementarios o acuerdos de colaboración y organizativos.
- Etapas cronológicas de organización: Diseño del evento por medio de un Cronograma, un Organigrama, un Presupuesto preventivo / definitivo y un Plan de Marketing.
- Producción (Plan de Comunicación, Plan de RP´s y Hospitality, Plan Comercial, Patrocinio, Operaciones y Logística, Plan de Contingencia). Montaje (Equipo, Recursos Técnicos y Humanos). Desarrollo (Fase operativa del evento)
- Desmontaje y Postevento (retiro de materiales y elementos utilizados, evaluación de resultados, cumplimiento de objetivos, grado de satisfacción, utilización del ROI, estudios sobre el impacto del evento, recopilación de las acciones, seguimiento y perspectivas de futuro, así como la posible continuidad en ediciones posteriores).
- Por lo tanto, podemos concluir haciendo hincapié en que, aunque exista un gran número de eventos deportivos, muy diferentes en función del tipo de evento, la localización, el tamaño o los objetivos específicos que persigue, en líneas generales y salvando las distancias, los eventos deportivos tienen una serie de elementos comunes a la hora de planificarlos y organizarlos. Y, como no puede ser de otro modo, todos ellos tratando siempre de expandir e inculcar los valores y beneficios del deporte.
